Ben je ooit uitgenodigd voor een diner waar je absoluut niet naar toe wilde? Is het ooit gebeurd dat een vriend je belde voor een evenement dat je in een ander geval zeker zou hebben genegeerd? Als u dergelijke situaties heeft gehad, weet u zelf hoe moeilijk het is om een voorstel af te wijzen. Natuurlijk is het accepteren van een uitnodiging een goede manier om relaties verder te ontwikkelen (ten koste van het verlaten van je comfortzone), maar soms wordt weigering de enige echte oplossing voor degenen die het te druk hebben of niet willen gaan om persoonlijke redenen.
Moeilijkheden bij het schrijven van afwijzingsbrieven
De eenvoudigste manier om een beleefde weigering te formuleren is als u niet geïnteresseerd bent in het onderhouden van zakelijke relaties met de geadresseerde. In dit geval is het voldoende om zich te houden aan een zakelijke toon en te vertrouwen op de basisregels voor het schrijven van afwijzingsbrieven. Als u moest "corresponderen" met massa-mailing, dan is de taak nog eenvoudiger: uw antwoordbrief wordt waarschijnlijk niet eens gelezen.
Maar in sommige gevallen verandert het schrijven van een zakelijke brief in een zorgvuldige selectie van woorden waarmee maximale spijt kan worden uitgesproken in het kader van de zakelijke woordenschat. Deze omvatten de volgende situaties:
- U staat in correspondentie met een potentiële partner, maar u moet om een objectieve reden weigeren. U moet een weigering kenbaar maken en tegelijkertijd interesse overbrengen voor de vroege start van de samenwerking. Aangezien van buitenaf deze berichten elkaar uitsluiten, is het moeilijk om de juiste formulering te kiezen.
- U komt overeen met een vaste partner en wilt geen negatieve indruk maken. U bent van plan de samenwerking voort te zetten, maar u weet dat uw deelname aan het evenement belangrijk zou zijn voor de partner. U moet een weigering formuleren om dit begrip over te brengen en daarmee interesse in het zakelijke succes van een partner aan te geven. Tegelijkertijd moeten uw redenen overtuigend genoeg klinken.
- U stemt overeen met de 'levende' geadresseerde en weet dat uw brief zorgvuldig zal worden gelezen. U hebt geen objectieve redenen om deelname te weigeren, maar er is geen reden om akkoord te gaan. Tegelijkertijd wilt u de locatie van uw correspondent behouden.
- U komt overeen met een invloedrijke speler in uw zakelijke niche of een vertegenwoordiger van een populaire publicatie. U wordt gedwongen te weigeren, maar wilt uw reputatie niet bederven.
Elk van deze situaties is potentieel gevaarlijk voor uw succes. Maar een netjes geschreven zakelijke brief over het weigeren om deel te nemen aan het evenement zal helpen om eerlijk te waarschuwen voor uw positie, zonder de huidige situatie te verergeren. Je versterkt je relatie met je partner misschien niet op deze manier - maar je zult ze niet verpesten. Falen is een normale praktijk in de zakenwereld. Hoe eerder je leert ze correct te presenteren, hoe beter.
Hoe een weigering af te geven?
Details van een zakelijke brief met een officiële weigering komen overeen met de gebruikelijke details voor een zakelijke brief van een bedrijf. Als u een brief per post of fax verzendt, moet u zich aan de volgende regels houden:
- Schrijf het antwoord alleen op het briefhoofd van de organisatie.
- Zorg ervoor dat de weigering wordt gecertificeerd door de CEO of een persoon met de juiste autoriteit.
- Zorg ervoor dat u de weigering registreert zodat deze officieel van kracht is.
Als u een disclaimer per e-mail verzendt, is de koptekst van groot belang. Hiermee kunt u een eerste indruk van de brief maken en in veel opzichten de toon zetten om te lezen. Als u zeker weet dat uw antwoord zal worden gelezen en verdere zakelijke relaties met de geadresseerde plant, probeer dan negatieve formuleringen in de kop te vermijden. Het is waarschijnlijk dat uw correspondent niet de wens zal hebben om een brief te openen met de kop van het formulier "Weigering om deel te nemen aan het evenement", dus het is beter om een meer neutrale optie te gebruiken. Bijvoorbeeld: "Over het evenement", "Over deelname aan het seminar" enzovoort.
Inhoud van disclaimer
Om beleefd een weigering om deel te nemen aan een evenement in een zakelijke brief uit te drukken, is het noodzakelijk om alle regels van de zakelijke etiquette na te leven. Zorg ervoor dat u begint door contact op te nemen terwijl u zich concentreert op de gegevens die in de uitnodiging zijn opgegeven. Als u de naam en het patroniem van de correspondent kent, kunt u de begroeting van het formulier gebruiken:
Beste Nikolay Nikolaevich!
Het komt ook voor dat alleen de achternaam en initialen van de afzender bekend zijn. In dit geval is het de moeite waard om ons te beperken tot de achternaam en het zakelijke adres dat in Rusland is gebruikt (de heer, mevrouw):
Geachte heer Nikolaev!
Initialen mogen niet worden gebruikt: het ziet er niet alleen slordig uit, maar is ook onbeleefd. Als het bericht namens het bedrijf is verzonden en er niets over de geadresseerde bekend is, wordt het universele "algemene" adres "Geachte heren!" Gebruikt. Dit is voldoende om respect te tonen in afwezigheid van andere gegevens.
Zelfs als u een e-mail beantwoordt, moet u de afzender op de hoogte stellen van de exacte bestelling waarnaar wordt verzonden. U kunt deze gegevens op twee manieren invullen: maak een link naar het verzoek op een aparte vereiste onder het nummer en de datum van de brief (meestal zijn dergelijke gegevens aanwezig in algemene officiële vormen), of geef deze gegevens aan het begin van het beroep. Als u de tweede methode hebt gekozen, moet de letter beginnen met de volgende regels:
In antwoord op uw brief van 02/01/2017 nr. 341 informeren wij u dat ...
Het is raadzaam om de weigering niet frontaal te melden, vooral als u de details van de brief in de details hebt ingevoerd. De eerste regels moeten een positieve inhoud hebben. Je kunt je dankbaarheid uitspreken voor de verzonden uitnodiging en noteren welke unieke kansen de geadresseerde je heeft geboden. Je kunt de brief ook beginnen met een beleefde spijt dat de uitnodiging, ondanks het feit dat hij gewenst was, om objectieve redenen moet worden afgewezen. Om de taak te vergemakkelijken, kunt u een lijst met "universele" zinnen maken, die in de toekomst kunnen worden aangepast aan de situatie:
Bedankt voor het zeer interessante aanbod, maar helaas ...
We stellen uw uitnodiging zeer op prijs en kijken uit naar verdere samenwerking ...
Bedankt voor de mogelijkheid om deel te nemen aan ...
Helaas hebben we niet de mogelijkheid om deel te nemen aan het evenement in verband met ...
Aanduiding van interesse in een partnerschap is een must. Zelfs als u niet van plan bent om zakelijke relaties met een correspondent te hebben, drukt u de wens uit om zakelijke relaties te versterken. Dit is de basisregel van de zakelijke etiquette: iedereen die u een uitnodigingsbrief heeft gestuurd, verdient uw aandacht. Falen is een dagelijkse gebeurtenis en telt niet voor belediging. Maar het niet naleven van elementaire beleefdheidsregels kan uw reputatie aanzienlijk schaden, vooral als u alle zakelijke correspondenten op deze manier beantwoordt.
Toon interesse bij elke stap. Als er extra bestanden aan de uitnodiging zijn toegevoegd, houd er dan rekening mee dat u deze hebt gelezen:
We hebben het door u ingediende voorstel uitgebreid onderzocht ...
We hebben de ingediende documenten zorgvuldig onderzocht ...
Pas nadat alle positieve berichten, waaronder dankbaarheid voor de getoonde interesse, zijn geuit, kunnen we doorgaan met de reden voor de weigering. Het moet zonder meer worden aangegeven: het toont uw interesse in het geval dat u weigert, en stelt u in staat om opnieuw respect te tonen aan de correspondent.
Nadat u alle formaliteiten hebt opgevolgd, moet u de volgende positieve boodschap afsluiten. Vermeld dat je uitkijkt naar verdere samenwerking (nieuwe evenementen, kansen, etc.). Dus "zoet" u opnieuw de pil van mislukking en brengt u de wens over om zakelijke relaties te onderhouden.
