Bedrijfsinformatiebrief

Documenttype: Letter

Klik op de downloadkoppeling om een ​​voorbeeld van dit document op uw computer op te slaan.

Document bestandsgrootte: 12,5 kb

De informatiebrief heeft de vorm van zakelijke correspondentie. Het belangrijkste doel is om de faciliteit waarnaar het wordt verzonden te informeren over aspecten van het bedrijf of de organisatie, over de aangeboden goederen en diensten. Het kan worden gebruikt als marketingbeweging om de diensten van een bedrijf of zijn handelsmerkproducten te promoten. Ook kunnen brieven met informatie-eigenschappen fungeren als berichten of herinneringen, meldingen van deadlines, etc.

Hoe te maken?

Een informatieve brief verwijst naar zakelijke correspondentie, daarom komt de structuur en het ontwerp overeen met een zakelijke brief. Er zijn verschillende soorten nieuwsbrieven:

• een kennisgevingsbrief of bericht dat de geadresseerde informeert over een wijziging in bedrijfsgegevens, over wijzigingen in beheer of adres, over het verzenden van de goederen, over het tijdstip van een zakelijke bijeenkomst of onderhandelingen, enz.,
• statement. Deze brief informeert over de specifieke bedoelingen van de geadresseerde,
• een herinnering. Deze brief heeft de vorm van een herinnering aan een vergadering, evenement, betaling, nakoming van contractuele verplichtingen, enz.,
• advertentiebrief. Informeert over de diensten van het bedrijf, zijn producten, enz. Er kan een begeleidende brief aan worden toegevoegd, die meer gedetailleerde informatie over het bedrijf en zijn diensten zal bevatten
• bevestiging. Een dergelijke brief bevestigt de ontvangst van betaling, producten, uitvoering van diensten, etc.

Het hoofd van de onderneming (plaatsvervanger, secretaris) ondertekent een informatieve brief. Als een grote mailing wordt gedaan, kan de brief zonder handtekening of fax zijn.

Vereist of niet

Dit type document is niet vereist, omdat iemand informeren over de actualiteit van de organisatie wordt overgelaten aan het management en de administratie. Niettemin negeren veel ondernemingen, vooral grote, de vorming van dergelijke letters niet, waardoor ze verschillende doelen tegelijk bereiken:

• belanghebbenden informeren over alle gebeurtenissen die zich voordoen,
• hen motiveren voor verdere samenwerking en vruchtbaar werk,
• het imago van het bedrijf vergroten.

Wie stelt de nieuwsbrief op

Gewoonlijk ligt de plicht om een ​​informatieve brief samen te stellen bij het hoofd van de structurele eenheid, die de in de brief aan de orde gestelde kwesties oplost. Dit kan bijvoorbeeld zijn:

• Hoofd marketing (als we het hebben over nieuwe marketingaanbiedingen voor partners),
• adjunct-directeur (als het bedrijf, via een brief aan de administratie, zijn werknemers over iets informeert), enz.

In ieder geval moet de samensteller van de brief een persoon zijn wiens taak het is om dergelijke brieven te schrijven of gemachtigd om ze op te stellen bij afzonderlijke beschikking van de directeur.

De tekst van de nieuwsbrief moet worden overeengekomen met de directe supervisor van de compiler of het hoofd van het bedrijf.

Aan wie moet ik een informatiebrief sturen over de activiteiten van het bedrijf

Een informatiebrief kan naar een specifieke persoon of groep personen worden gestuurd: de directeur van een potentiële partnerorganisatie, de klant - een individuele ondernemer, teamleden, enz.

Letters kunnen zijn:

• vertrouwelijk (bedoeld om door een specifieke persoon te worden gelezen),
• open, publiek (om zoveel mogelijk mensen te informeren).

Algemene regels voor alle letters

Wanneer u een informatiebrief vormt, moet u de spelling zorgvuldig controleren en de schriftelijke normen van de Russische taal naleven met betrekking tot interpunctie, woordenschat, grammatica, enz.

We moeten niet vergeten dat ontvangers van zakelijke correspondentie altijd kijken hoe correct de aan hen verstrekte informatie is beschreven.

Een analfabete brief kan de waarde van de informatie in de brief verminderen en zelfs het vertrouwen van de ontvanger in de afzender ondermijnen.

De brief moet kort en bondig in het geval worden geschreven, rekening houdend met het feit dat "beknoptheid de zuster van talent is" en geen gedachten aan de boom verspreidt. Het is bewezen dat de ontvangers van dergelijke brieven niet klaar zijn om meer dan één minuut door te brengen, vanwege het hoge tempo van het moderne leven. De geadresseerde zal zeker merken dat de afzender zijn tijd op prijs stelt, en als hij geïnteresseerd is in de informatie in de brief, zal hij een manier en tijd vinden om contact op te nemen met de auteur van het bericht.

Wat is verboden in de brief

Er zijn enkele absolute taboes in de regels voor het schrijven van nieuwsbrieven. In het bijzonder is een brutale, onbeleefde of overdreven vertrouwde toon categorisch onaanvaardbaar. Het is ook raadzaam om "cliches" of overdreven koude, "droge" formuleringen, speciale terminologie, een overvloed aan getallen, een groot aantal deelwoorden en deelwoorden, enz. Te vermijden.

Ongeldige, niet-geverifieerde of valse gegevens kunnen niet in de brief worden ingevoerd. Er zij aan herinnerd dat een informatiebrief, onder bepaalde omstandigheden, de status kan krijgen van een juridisch belangrijk document.

Hoogtepunten en voorbeeldbrief schrijven

Informatieberichten, ongeacht hun auteur en geadresseerde, mogen alleen betrekking hebben op de activiteiten van de verzendende organisatie of aanverwante omstandigheden. Tegelijkertijd moeten ze aan bepaalde eisen voldoen wat betreft structuur en inhoud:

1. Allereerst moet worden opgemerkt dat in een informatiebrief altijd aanwezig moet zijn:
   • datum van samenstelling
   • gegevens van de afzender en ontvanger,
   • juiste adressering (bijvoorbeeld "Geachte Petr Semenovich", "Geachte Irina Viktorovna", "Geachte collega's", enz.). Maar als de geadresseerde niet is gedefinieerd, wat soms gebeurt, kunt u zich beperken tot de groet "Goedemiddag!".
2. Het volgende is het belangrijkste informatieve deel van de brief. Hier moet u de reden en het doel opgeven om het te schrijven, evenals al het andere dat relevant is voor het beschreven geval: nieuws, voorstellen, wijzigingen, verzoeken, uitleg, etc.
3. Hieronder in de brief moet u een conclusie schrijven, die al het bovenstaande moet samenvatten.

Als er extra papieren, video- en fotobestanden en certificaten aan de brief zijn gehecht, moet dit ook als een afzonderlijke paragraaf in de inhoud worden vermeld.

Hoe een nieuwsbrief op te stellen

Er zijn geen speciale vereisten voor het ontwerp van de brief en de inhoud ervan. Het is toegestaan ​​om het zowel op het briefhoofd van de onderneming als op het standaardblad van elk geschikt formaat te schrijven. De eerste optie heeft de voorkeur, omdat het niet nodig is om handmatig de details van de organisatie te schrijven. Bovendien ziet zo'n brief er veel steviger uit en benadrukt hij nogmaals zijn houding ten opzichte van officiële correspondentie.

Een informatiebrief kan op een computer worden afgedrukt (goed als u meerdere exemplaren tegelijk nodig hebt) of met de hand worden geschreven - letters in kalligrafisch handschrift met een penlook zijn vooral voordelig.

Het bericht moet worden gecertificeerd door de handtekening van de opsteller. Als dit een gedrukte brief is, kunt u de faxhandtekening gebruiken, indien "live", dan alleen het origineel.

Het is niet strikt noodzakelijk om het bericht met de pers te stempelen, omdat Sinds 2016 hebben juridische entiteiten het recht om stempelproducten alleen in hun werk te gebruiken wanneer deze norm is vastgelegd in de interne regelgevingshandelingen van het bedrijf.

Indien nodig, voordat een bericht wordt verzonden, moet het worden geregistreerd in het journaal van interne documenten of het journaal van uitgaande documentatie.

Hoe een brief te sturen

Een informatieve brief kan op verschillende manieren worden verzonden:

1. De eerste en nu de meest voorkomende: via elektronische communicatie. Het maakt het mogelijk om informatie van bijna onbeperkt volume in een korte periode te verzenden.
2. De tweede manier: per aangetekende post per Russische post verzenden met een kennisgeving van aflevering (relevant als het informatiebericht naar officiële documentatie verwijst en is gecertificeerd met "live" handtekeningen en zegels).
3. U kunt ook een brief per fax of moderne boodschappers verzenden, maar alleen wanneer de relatie tussen de afzender en de ontvanger tot op zekere hoogte informeel is en dergelijke correspondentie toestaat.

making

Volgens de regels van office management wordt de handtekening op het document gezet door het hoofd van de organisatie of instelling. In sommige gevallen van massale verzending van een informatiebrief (naar een bepaald aantal zakelijke partners of klanten), bevat de tekst mogelijk niet de handgeschreven handtekening van het hoofd van de onderneming.

Er zijn standaardvormen van dit document, die een adviserend karakter kunnen hebben of verschillende soorten voorstellen kunnen weergeven. Een officiële brief met belangrijke informatie kan worden verzonden om de geadresseerde vertrouwd te maken met de veranderingen en innovaties die zich hebben voorgedaan in het kader van het wetgevingskader en de regelgeving voor verschillende doeleinden.

Als er aanvullende documenten (certificaten, instructies, normatieve handelingen, enz.) Bij de brief zijn gevoegd, moeten de naam van elke aanvraag en het aantal pagina's dat erin voorkomt in de notitie worden vermeld.

De regels voor het verwerken van een nieuwsbrief zijn identiek aan de regels met betrekking tot de principes voor het verwerken van zakelijke correspondentie.

Directeur wijzigingsbrief download (Grootte: 27.0 KiB | Downloads: 7.193)

Download een voorbeeldnieuwsbrief (Grootte: 32.5 KiB | Downloads: 19.881)

Download de informatiebrief over de wijziging van de gegevens (Grootte: 27.0 KiB | Downloads: 20 838)

Download prijsverhoging nieuwsbrief (Grootte: 88.4 KiB | Downloads: 11.811)

inhoud

Informatiebrief - een zakelijke brief zonder winstoogmerk, waarvan het hoofddoel is om te informeren, adverteren, kennis te geven van verdere samenwerking, de duur van het contract, aspecten van de activiteiten van het bedrijf, bedrijfsproducten, enz. Informatiebrief kan fungeren als marketinginstrument om de producten van het bedrijf te promoten, nieuwe klanten aan te trekken en de omzet te verhogen.

Hoe een nieuwsbrief te schrijven

De informatiebrief is opgesteld in overeenstemming met de regels die zijn vastgesteld voor zakelijke correspondentie; de ​​structuur komt overeen met de algemene structuur van de zakelijke brief.

Afhankelijk van het doel van de nieuwsbrief worden de volgende rassen onderscheiden:

• een briefbericht (kennisgeving, kennisgeving) - over een wijziging in prijzen, directeur, bedrijfsgegevens, onderhandelingen, verzending van producten, enz.,
• een verklaring van aangifte - over eventuele bedoelingen van de geadresseerde,
• bevestigingsbrief - bij ontvangst van goederen, contant geld, documenten,
• aanmaningsbrief - over de nakoming van verplichtingen,
• advertentie- en informatiebrief - advertentieproducten, diensten, dit omvat ook een informatiebrief over het bedrijf.

Vaak wordt een begeleidende brief aan de nieuwsbrief gehecht, waar de informatie in uitgebreide vorm en in meer detail wordt verstrekt, evenals bepaalde bepalingen van wettelijke en andere wettelijke juridische documenten.

Het hoofd van het bedrijf, soms zijn plaatsvervanger of zelfs de secretaris, ondertekent deze brief. In het geval van massale mailing (in grote hoeveelheden), kunt u het doen zonder een handtekening of faxen gebruiken.

Voorbeeld directeur wijzigingsbrief

Over de verandering van directeur

Deze brief informeert u over de verandering van directeur van onze organisatie op basis van protocol nr. 11 / B van 20/11/2012 Op 23/11/2012 werd Tamara Vasilyevna Litvinova benoemd tot directeur van Michel LLC.

Een kopie van protocol nr. 11 / B van 20 november 2012 is bijgevoegd.

Voorbeeld tentoonstelling nieuwsbrief

Wij vragen u om vertrouwd te raken met de voorwaarden voor deelname aan de tentoonstelling "Stad met mijn ogen" en uw toestemming om deel te nemen te bevestigen binnen 5 dagen.

1. De tentoonstelling vindt plaats op 9 februari 2012 van 9.00 tot 19.00 uur op de Gogolevsky Boulevard in het gebouw van het Fotocentrum van de Unie van Journalisten van Rusland.
2. Het minimale beeldformaat aan de korte zijde is 20 cm (bijvoorbeeld een afdruk van 20x30), het maximum aan de lange zijde is 45 cm (bijvoorbeeld een afdruk van 30x45).
3. Foto's worden op stands geplaatst, op Whatman-papier.
4. Elke exposant kan maximaal 10 werken posten. Informeer vooraf over het aantal foto's.
5. Om het aantal en het formaat van de foto's te bepalen en ons een e-mail te sturen [email protected] voor een voorlopige kennismaking met hun mini-afbeeldingen (voorbeeld 800x600 pixels) met de naam en achternaam van de auteur, moet u 01 februari.
6. Afgewerkt en goedgekeurd werk kan worden gebracht 07 februari.

Met vriendelijke groet, Organisatiecomité

Application. Informatie over de fototentoonstelling (jury, partners).

Bekijk de video: Real Life Trick Shots 3. Dude Perfect (Maart 2023).